Использование служебной почты
С ростом популярности Интернета электронная почта становится важнейшим средством коммуникаций, и в настоящее время деятельность многих организаций, как государственных, так и частных, невозможно представить без электронной почты.
С помощью этого современного вида коммуникаций руководители раздают задания своим подчиненным и контролируют их выполнение, продавцы согласуют контракты с контрагентами, заказчики получают ответы на свои вопросы напрямую от производителей, а студенты выполняют контрольные работы. С помощью электронной почты мы можем узнать последние новости и состояние личного банковского счета.
Электронная почта имеет все необходимые качества для того, чтобы быть самым популярным средством связи:
- низкая стоимость;
- простота использования;
- большое количество пользователей.
Удобство обмена информацией с помощью электронной почты сделали это средство коммуникации самым распространенным видом связи для большинства современных компаний. Электронная почтовая система обеспечивает своевременность и высокое качество принятия решений, экономию рабочего времени и повышение эффективности бизнес-процессов. При этом важно понимать, что почтовая система Вашей компании должна обеспечивать доступ к почтовым ящикам в любое желаемое время, т.к. очень часто возникают ситуации, когда доступ к корреспонденции остро необходим. Запрос важного клиента во время вашего отпуска, потребность в важном электронном документе во время встречи с заказчиком, необходимость организовать совещание с коллегами в то время, пока вы в командировке, поиск контакта сотрудника в корпоративной адресной книге — вот лишь немногие ситуации, которые имеют место у многих сотрудников современных компаний.
Возможны несколько вариантов организации корпоративной электронной почты:
- Бесплатная электронная почта.
- Электронная почта у поставщика услуг Интернет.
- Корпоративная электронная почта, например, от NextMail.
Первые два варианта имеют ряд существенных недостатков. При использовании бесплатных электронных адресов невозможно указать название
своей организации в адресе электронной почты, т.е. получая, например, адрес <имя>@<somemail.ru> Вы рекламируете не свою компанию, а
бесплатную почту <somemail.ru>. Кроме того, наличие такого бесплатного почтового адреса может отрицательно сказаться на
имидже Вашей компании. Существенных недостатком бесплатных почтовых систем является также отсутствие гарантии стабильности работы такой
почты и сохранности Вашей корреспонденции. Следует также отметить, что бесплатные почтовые сервисы существуют за счет рекламы, поэтому
при работе с таким сервисом Интернет-трафик увеличивается за счет показа рекламы, что ведет к дополнительным расходам.
При работе с электронными адресами, предоставляемыми поставщиками Интернет-услуг, также нет возможности получить адрес, содержащий название
Вашей компании. Как правило, Интернет-провайдеры не развивают web-интерфейс для работы с почтой, поэтому Вам придется установить на
компьютере специальную почтовую программу (почтовый клиент). При работе с электронной почтой через почтовый клиент вся корреспонденция
будет храниться на Вашем компьютере, и у Вас не будет возможности обратиться к ней с другого компьютера. Кроме того, количество электронных
адресов от провайдера, как правило, ограничено (чаще всего это несколько адресов), и Вы не сможете предоставить электронный адрес
каждому сотруднику, что усложняет переписку внутри Вашей организации.
Большим недостатком, как бесплатной почты, так и почты от провайдера является отсутствие возможности организации почтовой структуры
Вашей компании, что не позволяет гибко управлять внутренней перепиской.
Корпоративная почта лишена всех этих недостатков, т.к. создана специально для того, чтобы обслуживать почтовую систему учреждения
или организации.
Использование корпоративной почты NextMail
Услуги корпоративной почты NextMail позволяют клиентам создать виртуальный почтовый сервер в домене второго уровня вида my_company.ru
и самостоятельно администрировать его. Наличие виртуального почтового сервера позволяет получать почту с рабочих мест сотрудников и
отправлять ее через сервис NextMail на почтовый сервер адресата. Почта, полученная на Ваш виртуальный почтовый сервер, сортируется
по почтовым ящикам сотрудников. Администрирование такой почтовой системы не требует специального обучения: достаточно обычных навыков
работы с компьютером.
До приобретения услуги корпоративной почты необходимо решить, сколько почтовых ящиков для сотрудников будет создано;
их количество не ограничено. Имеет смысл создать ящики не только для отдельных сотрудников (личные), но и почтовые ящики общего
назначения (служебные), такие, как, например, post@my_company.ru, info@my_company.ru. Такие почтовые
ящики общего назначения можно использовать для различного рода регистраций, а также при переписке их можно давать в качестве
контактных адресов. Эти почтовые ящики будут отрабатывать спам, а по мере засорения ящика его можно будет заменить на другой.
Для личной и конфиденциальной переписки Вы сможете использовать личные почтовые ящики. Возможность удобной настройки автоматической
пересылки со служебного корпоративного ящика на личный почтовый ящик Вашего сотрудника — основное преимущество Корпоративного
Почтового Решения NextMail.
Заказав у нас услугу корпоративной почты, вместе с настроенной почтовой структурой Ваша компания получает:
- Универсальный способ обмена информацией (сообщениями, служебными записками, документами) как внутри компании, так и с внешними клиентами.
- Удобное решение для аутсорсинга и находящихся в командировке сотрудников.
- Вовлечение в обсуждение вопросов необходимого числа сотрудников компании.
- Планирование рабочего времени, организацию совещаний, резервирование общих ресурсов.
- Автоматизацию документооборота и повышение эффективности бизнес-процессов.
Мы обслуживаем организации любого размера и гарантируем надежную доставку почты. Доступ к ресурсам
почтовой системы возможен без установки клиентского программного обеспечения — непосредственно через web-интерфейс. Мы защитим Вашу корреспонденцию от спама и организуем надежную антивирусную защиту.
В результате использования услуги корпоративной почты NextMail Ваша компания получает возможность просмотра сотрудниками корреспонденции без привязки к рабочему месту с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. Все пользователи почтовой структуры Вашей компании получают полноценную информационную поддержку: доступ к развитой справочной системе, возможность получить исчерпывающий ответ от квалифицированного специалиста, а также изучать ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ). Кроме того, у Вас нет необходимости расходовать средства на администрирование и техническое обслуживание системы: все данные хранятся на наших серверах, что обеспечивает безопасность хранения внутрикорпоративной информации.
Список корпоративных услуг NextMail
Список наших корпоративных услуг включает в себя Почту, Файловое хранилище, Обеспечение средств повышенной надежности, Полный цикл установки и настройки системы. Вам не придется содержать штат специалистов для обслуживания почтовой системы, а также не придется закупать оборудование для хранения информации.
Почта
- Доступ к почте через web-интерфейс.
- Поддержка протоколов IMAP, POP3 и SMTP — возможность использования почтовых программ.
- Подключение дополнительных почтовых ящиков (расположенных на других доменах) по протоколу POP3.
- Маршрутизация входящей корреспонденции в пределах ящика.
- Неограниченный размер письма.
- Антивирусная проверка входящей почты.
- Спам-фильтрация входящей корреспонденции.
- Доступ по защищенным каналам связи.
- Настраиваемый уровень безопасности.
Файловое хранилище
- Доступ через web-интерфейс.
- Антивирусная проверка хранящихся файлов.
Полный цикл установки и настройки системы
- Определение оптимального набора услуг с выездом нашего специалиста.
- Предоставление для почты доменов второго уровня (вида www.my_company.ru) или подключение почтовых услуг к любым существующим доменным именам.
- Планирование почтовой сети Вашей компании, включая определение имен почтовых ящиков, взаимосвязей, переадресаций и т.д., на основании анализа внутреннего устройства компании, деления на филиалы, отделы и прочие структурные единицы.
- Разработка стратегии хранения и защиты корпоративной информации.
- Адаптация web-интерфейса к фирменному стилю Вашей компании (цвета, логотип и др. атрибуты).
- Внедрение решений на местах.
- Обучение персонала.
- Консультирование (техническая поддержка).
Таким образом, использование корпоративной почты NextMail предоставит Вам широкие возможности по работе с электронной почтой в сочетании с новейшими технологиями. Вы навсегда забудете, что работа с электронной почтой может быть неудобной. Кроме того, наличие почтовой структуры с адресами, включающими в себя название Вашей организации, будет оказывать положительное влияние на имидж Вашей компании.
